Databehandling
Alle personlige opplysninger blir behandlet konfidensielt. Dataene lagres kryptert og trygt i UiBs løsning for sikker behandling av sensitive personopplysninger i forskning, SAFE. SAFE bygger på "Norm for informasjonssikkerhet i helse- og omsorgstjenestene" og sikrer at informasjonssikkerheten med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet blir ivaretatt ved behandling av sensitive personopplysninger.
Datasett i medborgerpanelet, politikerpanelet, forvaltningspanelet og journalistpanelet som blir utlevert fra KODEM til forskere og studenter vil alltid være omarbeidet slik at du ikke kan identifiseres. Informasjonen du oppgir i undersøkelsen blir behandlet konfidensielt. Opplysninger du gir som kan identifisere deg, for eksempel i tekstsvar, vil omarbeides eller fjernes før de behandles videre. Dette gjør vi for at brukere av dataene ikke skal kunne knytte informasjon til deg som person. I tillegg har alle som får tilgang til SAFE signert taushetserklæring, og kan ikke eksportere data ut fra løsningen.
KODEM følger alle forskningsetiske retningslinjer for behandling av informasjon vi samler inn. Alle personopplysninger og svar du gir på undersøkelsen blir behandlet i tråd med nasjonale forskningsetiske retningslinjer og personvernforordningens bestemmelser. For panelene er det blitt gjennomført personkonsekvensvurdering (Data Protection Impact Assessment - DPIA) i samarbeid med personvernombud ved UiB, og Sikt - Kunnskapssektorens tenesteleverandør.
KODEM sin databehandler (Ideas2Evidence) benytter surveyverktøyet Confirmit til gjennomføring og håndtering av undersøkelsene. Verktøyet er et globalt velrenommert programvaresystem for gjennomføring av internettundersøkelser, og benyttes av en rekke store surveyorganisasjoner. Confirmit har kontorer både i og utenfor EØS. Data fra representantpanelet vil alltid være lagret i EØS, og følge europeisk lov. I noen sjeldne tilfeller vil data kunne prosesseres av teknisk personell ved Confirmit i USA. Vi har gjort tiltak for å minimere denne tilgangen, slik at representantpanelet sine data i Confirmit i all hovedsak er utilgjengelig utenfor EØS.
Vær oppmerksom på at invitasjoner til undersøkelsen sendes via en epostadresse som slutter på @horizons.confirmit.eu og i form av en lenke med stammen «cnfrmt.eu» eller «horizons.confirmit.eu».
Personvern
Lagring og databehandling knyttet til medborgerpanelet, politikerpanelet, forvaltningspanelet og journalistpanelet foregår i SAFE-miljøet. Ettersom prosjektet innebærer at man samler inn data fra (frivillig deltagende) respondenter via web-baserte spørreskjema, genereres en adressedatabase som inneholder a) personidentifiserende informasjon (navn, e-post, telefonnummer), og b) personopplysninger oppgitt av respondenten selv i tidligere undersøkelser. Dette er nødvendig for å kunne gjennomføre datainnsamling.
Direkte identifiserbare personopplysninger (navn, adresse, e-postadresse) kobles til responsdataene gjennom en tilfeldig tildelt ID. Forskere har ikke tilgang til sammenkoblingen, det har bare databehandleren i en egen server i SAFE. En ikke-identifiserbar ID vil følge dataene som gjør at de lar seg koble mot fremtidige undersøkelser.
Dataene blir lagret i SAFE, UiBs løsning for sikker behandling av personopplysninger for forskningsformål. I noen tilfeller kan disse dataene gjøre indirekte identifisering mulig. De vil aldri inneholde direkte identifiserbare personopplysninger.
Forskere vil kunne søke om tilgang til datasettet, under forutsetning av at en taushetserklæring er signert, og gjennom en sikker server i SAFE der de ikke kan eksportere ut data.
I tillegg blir en anonymisert versjon av datasettene, med mindre informasjon for å sikre at indidrekte identifisering ikke er mulig, arkivert og tilgjengeliggjort hos Sikt - Kunnskapssektorens tjenesteleverandør, til bruk i forskning og undervisning. Enn så lenge er det bare medborgerpanelet som er tilgjengelig hos Sikt.
Frivillig deltagelse
Din deltagelse i dette prosjektet er frivillig og du kan trekke deg fra panelet når som helst. Dersom du velger å trekke deg underveis, vil svarene dine bli beskyttet som nevnt ovenfor, og vi vil fortsette å behandle dem konfidensielt. Hvis du ønsker å slette dine personopplysninger, så sletter vi all informasjon som gjør at du kan identifiseres i datasettet.
Dine rettigheter
Som deltaker i panel har du rett til:
- innsyn i hvilke personopplysninger som er registrert om deg,
- å få rettet personopplysninger om deg,
- få slettet personopplysninger om deg,
- få utlevert en kopi av dine personopplysninger (dataportabilitet), og
- å sende klage til personvernombudet eller Datatilsynet om behandlingen av dine personopplysninger.
Hva gir oss rett til å behandle personopplysninger om deg?
Behandling av personopplysninger i panelene i KODEM har rettslig grunnlag i EUs personvernforordning artikkel 6 nr. 1 bokstav e) "nødvendig for å gjennomføre en oppgave i allmennhetens interesse" og artikkel 9 nr 2 bokstav j) "nødvendig for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning’" personopplysningsloven § 8, og på grunnlag av ditt samtykke til deltakelse.
Hvis du har spørsmål til panelene eller ønsker å benytte dine rettigheter, kan du kontakte oss på kodem@uib.no
Hvis du vil klage på behandling av dine rettigheter kan du kontakte personvernombudet ved UiB eller Datatilsynet (ekstern lenke).