Slik kjøper UiB inn
UiB er en offentlig virksomhet og følger regelverket for offentlige anskaffelser. Vi legger vekt på likebehandling, forutsigbarhet, åpenhet og integritet i møte med leverandørmarkedet.
Verdien på en anskaffelse avgjør hvordan vi gjennomfører den. Kjøp over de nasjonale terskelverdiene og EØS-terskelverdiene lyses ut som åpne konkurranser. Mye av det vi kjøper, går gjennom rammeavtaler.
Forbedringer i anskaffelsesprosessen
Universitetet har vedtatt en anskaffelsesstrategi som definerer områder for utvikling. Blandt annet ønsker universitetet å utvikle seg innen bærekraftige anskaffelser, avtaleoppfølging og sikkerhet.
Krav og forventninger til leverandører
Universitetet i Bergen skal etterspør varer og tjenester som er produsert på en bærekraftig måte. UiB forventer at våre leverandører
- opptrer lojalt overfor UiB og viser vilje og evne til kontinuerlig forbedring for mennesker, dyr, samfunn og miljø gjennom samarbeid.
- arbeider målrettet og systematisk for etterlevelse av Etisk handel Norge (Code of Conduct) og UiBs prinsipper for bærekraftig forretningspraksis (ekstern lenke).
Som offentlig innkjøper stiller vi krav du må oppfylle gjennom hele avtaleperioden
- Etikk og åpenhet i leverandørkjeden. I anskaffelser med høy risiko, krever vi at leverandøren har systemer for å ivareta grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden.
- Lønns- og arbeidsvilkår. I kontrakter om tjenester og i kontrakter om bygg- og anleggsarbeid, stiller vi krav til at ansatte hos leverandøren og underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår i tråd med gjeldende lov og forskrift.
- Lærlinger. I kontrakter om tjenester med relevans for lærlinger, og hvor det er særlig behov for læreplasser, vil vi som hovedregel stille krav om at leverandøren er godkjent lærebedrift og bruker lærlinger i minst 10 % av kontraktsarbeidet.
- Miljø og klima. Basert på en vurdering av effekt, stiller vi relevante krav til miljø- eller klimatiltak i kontraktene våre for å redusere klima- og miljøbelastning.
- Kontraktsvilkår. Leveranser skal skje etter UiBs kontraktsvilkår, som er oppgitt i konkurransegrunnlaget.
- Fakturering og betalingsvilkår Alle fakturaer og kreditnotaer til UiB må merkes med et bestillingsreferanse- eller innkjøpsordrenummer. Faktura betales innen 30 dager.
Vanlige spørsmål om anskaffelser
Hvor lyser UiB ut konkurranser?
Konkurranser over terskelverdiene kunngjøres på Doffin og i konkurranseverktøyet vårt.
Hvordan leverer jeg tilbud?
Du leverer tilbud elektronisk gjennom konkurranseverktøyet som er oppgitt i kunngjøringen. Følg fristene og kravene i konkurransegrunnlaget nøye. Ta gjerne kontakt dersom noe er uklart, helst ved å stille spørsmål i konkurranseverktøyet.
Hva er en rammeavtale?
En rammeavtale er en avtale UiB inngår med én eller flere leverandører en bestemt kategori av varer eller tjenester, ofte med varighet over flere år. Når avtalen er på plass, bestiller vi fra avtaleleverandørene. Mye av innkjøpet vårt skjer på denne måten.
Hva er en dynamisk innkjøpsordning?
En dynamisk innkjøpsordning er en åpen ordning der du kan melde deg på underveis, ikke bare ved én frist. De dynamiske innkjøpsordningene er publisert på Doffin. Er du kvalifisert, blir du invitert til å gi tilbud når vi har et behov innenfor området.
Dynamisk innkjøpsordning for UiB
Universitetet i Bergen (UiB) benytter dynamiske innkjøpsordninger – DPS – som er en to trinns prosess for innkjøp av konsulenter innenfor ulike fagområder. Alle leverandører kan kvalifisere seg til kategoriene innenfor de ulike ordningene. Denne siden inneholder informasjon for og er rettet mot leverandør.
Om dynamisk innkjøpsordning
Alle leverandører som i første trinn kvalifiserer seg til de ulike kategoriene innen innkjøpsordningene, vil kunne levere tilbud når UiB i trinn to publiserer konkurranser på konsulenter innen de enkelte kategoriene.
Detaljer om DPS fremgår av anskaffelsesforskriftens kap. 26, § 26-4.
Fordeler med DPS og å være kvalifisert i ordningen
- Det er enkelt for deg som leverandør å kvalifisere deg for de ulike kategoriene
- Du får informasjon om alle aktuelle konkurranser innen kategorien
- Nye leverandører, også små og nyetablerte, kan tas opp så lenge ordningen varer
- Kontinuerlig og bred konkurranse så lenge ordningen varer.
- Prisen fastsettes for hver konkurranse og vil følge utviklingen i markedet
Avtaleområder og informasjon om hvordan leverandøren kvalifiserer seg
Kvalifisering innen de ulike kategoriene i ordningene, kunngjøring av konkurranser og all kommunikasjon foregår via Mercell Tendsign (du finner mer informasjon om konkurransegjennomføringsverktøyet lenger ned på siden). Leverandør må derfor ha opprettet en Mercell Tendsign-bruker. Det er kun godkjente leverandører i de ulike kategoriene som vil få melding om nye konkurranser. De ulike dynamiske innkjøpsordningene lyses ut på Doffin og TED i tillegg til å være tilgjengelig i Mercell Tendsign.
OBS:
Merk at leverandører kun kvalifiserer seg for hver enkelt kategori, ikke en hel ordning i seg selv. Det vil si at dersom du som leverandør ønsker å være kvalifisert i flere kategorier innen samme ordning, må du sende inn kvalifikasjonssøknad for hver enkelt kategori. Merk også at å være kvalifisert for en kategori ikke er det samme som å inngå en avtale om levering av konsulenter. En kvalifikasjon til en kategori innebærer kun at man har anledning til å levere tilbud i konkurranser.
Konsulenttjenester innen IKT:
Den dynamiske innkjøpsordningen for konsulenttjenester innen IKT består av 3 ulike kategorier.
For å kvalifisere deg for en eller flere DPS-kategorier innen IKT, følg lenkene:
- ANSK-0161-20 IKT-relaterte konsulenttjenester innen rådgivning, prosjekt- og endringsledelse https://www.doffin.no/Notice/Details/2020-354341
- ANSK-0170-20 Konsulenttjenester innen teknisk IT-kompetanse
- ANSK-0171-20 Konsulenttjeneste innen programmering og utvikler relaterte prosjekter https://www.doffin.no/Notice/Details/2020-330528
ROV(Remote Operation Vehicels) piloter:
Informasjon om konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell Tendsign:
Alle konkurranser på DPS gjennomføres i Mercell Tendsign. For veiledning i konkurransegjennomføringsverktøyet.
OBS:
Merk at du som leverandør selv har ansvar for at riktig kontaktperson er registrert i konkurransegjennomføringsverktøyet. Det vil si at leverandør også selv må gå inn i Mercell Tendsign og bytte kontaktperson ved behov.
Hvilke krav stilles til innleverte tilbud:
For deg som er leverandør er det viktig å vite følgende:
- Alle absolutte krav som stilles i konkurranseskjema må være oppfylt for at et tilbud skal kunne evalueres. Tilbud som ikke oppfyller de absolutte kravene, blir avvist.
- CV og referanser må medfølge hvert tilbud.
- Det lønner seg å tilpasse CV til hvert enkelt oppdrag.
Våre forventninger
UiB er avhengig av et dynamisk leverandør- og produktmarked, som via våre anskaffelseskonkurranser er i stand til å tilby de beste innkjøpsbetingelser i vid betydning.
Det er også avgjørende for oss at leverandørene kan yte særdeles god service til våre institutter og avdelinger ved UiB.
Leverandører som ønsker å levere til UiB må være oppmerksom følgende forhold:
Samarbeidsevner
Tett og målrettet samarbeid med leverandører er en viktig parameter for utvikling. Vår utvikling er bl.a. avhengig av den kunnskap og erfaring som leverandøren kan stille til disposisjon.
Konkurransedyktige leverandører
UiB ønsker å samarbeide med de mest konkurransedyktige leverandører. Derfor bør enhver leverandør forberede seg optimalt, og ha en klart definert strategi for å samarbeide med oss.
Miljø og etikk
UiB ønsker å fokusere på at det leveres best mulige kvalitet. Kvalitet gjenspeiles i mange underliggende forhold, men det er avgjørende at det utover etterspurte kvalitet også tas høyde for en miljøvennlig produksjon og gode etiske forhold.
Som offentlig samfunnsaktør har UiB et selvstendig ansvar for å fremme etisk handel og å sikre at det tas miljøhensyn i produksjon og levering til oss.
UiB stiller etiske krav til leverandørkjeden, les mer på Etisk handel Norge.
E-handel
UiB har valgt en proaktiv holdning med implementering av e-handel. Vi stiller krav til leverandørene om evne til i praksis å gjennomføre e-handel, les mer på DFØ. Unit4 er valgt som sluttbrukerapplikasjon.
Ved inngåelse av kontrakter skal derfor leverandøren kunne levere varekataloger eller tilsvarende til den offentlige markedsplassen.
Ambisjoner og visjoner
Vi ønsker leverandører som har sterke ambisjoner på instituttenes og avdelingenes vegne. Det vil være viktig å kunne skape nye visjonære tiltak i forbindelse med den samlede verdikjede. UiB vil derfor samarbeide med leverandører som kan bidra med ny kunnskap og innspill til forbedringer og gi inspirasjon for å kunne skape bedre resultater og innovasjon.
Målsetningen er i felleskap å oppnå den lavest mulig kostnad pr. levert enhet.
Dersom din virksomhet kan bidra til disse krav – er det vår oppfatning at det er skapt grunnlag for et gjensidig, langvarig og forpliktende samarbeid – til glede for deres virksomhet og UiB.
Kommunikasjon
For å sikre en best mulig informasjon til alle våre institutter og avdelinger samt sørge for ivaretakelse av likebehandling av alle leverandører, ber vi om all kommunikasjon mellom leverandør og UiB som kunde koordineres via Kontor for innkjøp. Vi ønsker ingen form for direkte salg til våre institutter og avdelinger.
UiB er åpne for gjennomføring av f.eks. produktseminarer og lignende som kan bidra til inspirasjon og ny viten til bestillere ved UiB. Alle slike aktiviteter skal koordineres av UiBs innkjøpsgrupper og Kontor for innkjøp.
Evaluering
Seksjon for innkjøp evaluerer kontinuerlig det konkrete samarbeid med våre leverandører. Målet er å sikre at alle parter forstår og følger de prinsipper og betingelser som er avtalt. Videre skal det sikres at instituttene og avdelingene oppnår den service som er avtalt. Dersom ikke intensjonene i det konkrete samarbeid følges, vil det bli fulgt opp for å få eventuelle problemer løst.
Lover og forskrifter
UiB er en offentlig virksomhet og er underlagt lov og forskrift om offentlige anskaffelser.