God forvaltningsskikk: Rettstryggleik, kommunikasjon og konfliktforståing i forvaltninga

Kurset bygger på en grunnleggende tanke om at forvaltningen trenger flere verktøy enn bare juridisk metode og tradisjonelle forvaltningsmessige saksbehandlingsrutiner i sitt møte med borgerne. Borgere som møter forvaltningen har ikke sjelden vanskelig for å orientere seg i regelverket, når det gjelder både rettigheter og plikter og prosessuelle regler. Møtet med juridisk og byråkratisk språk kan resultere i forvirring, misforståelser og misnøye.

Juridisk metode er et verktøy for å løse rettstvister. Forvaltningsmessig saksbehandling er tradisjonelt rettet mot en mest mulig vurderingsfri og standardisert anvendelse av rettsregler og etablerte faglige og politiske prinsipper og målsettinger. Dette er en tilnærming som er tilpasset profesjonelle beslutningstakere og andre profesjonelle aktører, og som er vanskelig å forholde seg til for parter uten en slik profesjonell utdanning eller erfaringsbakgrunn. Resultatet er mange ganger at borgeren føler seg fremmedgjort i sitt i møte med forvaltningen, og ikke makter å forstå og forholde seg til det som skjer i saksbehandlingen. Dette skaper ikke sjelden et unødvendig høyt konfliktnivå, noe som kan medføre både økt belasting for saksbehandlere og fare for rettstap eller unødvendig belastning for borgeren.

I Forvaltningsloven og i deler av særlovgivningen er det søkt tatt høyde for dette ved bestemmelser om veiledningsplikt for forvaltningen, samt om klarspråk for å ivareta behovet for en mer dialogpreget og veiledende kommunikasjon med borgeren. I praksis viser det seg imidlertid at det kan være svært vanskelig å oppfylle denne ambisjonen. Det er åpenbart at det trengs andre verktøy i tillegg til juss og tradisjonell saksbehandling for å oppnå god kommunikasjon.

Dette kurset bygger på erkjennelsen av at mye kan vinnes både mht. ressursbruk og allmennhetens tilfredshet dersom forvaltningen settes bedre i stand til å ta vare på behovet for konfliktforståelse og kommunikasjon med borgeren, både under saksbehandlingen og etter at vedtak er truffet. Dette er ikke bare et spørsmål om borgernes rettssikkerhet og krav om et juridisk korrekt vedtak - å oppfylle lov- og ulovfestede krav til saksbehandling og et fullstendig utredet beslutningsgrunnlag. Like viktig er å skape grunnlag for en smidigere og mer effektiv beslutningsprosess. Det er grunn til å tro at et ikke helt lite antall saker kan bli løst eller avsluttet tidligere med et vesentlig lavere konfliktnivå, noen ganger også med mindre ressursbruk, dersom forvaltningens saksbehandlere har bedre kunnskap om hvordan de kan kommunisere med borgerne for å unngå misforståelser og gi dem en bedre forståelse av de hensynene som ligger bak den enkelte avgjørelse.

Formålet med kurset er å skape bevissthet om og forståelse av problemene og kildene til misforståelser som kan oppstå i møtet mellom borgere og forvaltningen, og å oppøve ferdigheter som kan bidra til bedre kommunikasjon og konflikthåndtering. Kurset vil foregå som et samspill mellom teori og praksis, der deltakerne medvirker aktivt i hele kursforløpet, med klasseromsundervisning med forelesning, diskusjoner og praktiske øvelser. Undervisningen foregår intensivt med to helgesamlinger, samt to supplerende digitale totimers økter med forelesning og diskusjoner.

Følgende tema vil bli behandlet:

1. a) Generelt om kravet til forsvarlig saksbehandling

Den liberale rettsstats oppfatning av forholdet mellom borger og forvaltning. Kravet om rettssikkerhet ved forvaltningsvedtak. Et utvidet rettssikkerhetsbegrep med krav om hensynsfull saksbehandling og aktivt fokus på å ivareta borgerens behov.

b) Generelt om god forvaltningsskikk og forvaltningsetikk

Rettslig status og utviklingstrekk for kravet om god forvaltningsskikk. Grensen og forholdet mellom juss og etikk på dette feltet.

2. Hva er en konflikt, og hvordan eskalerer konflikter?

Innføring i sentral konfliktteori som et verktøy for å forstå og forbedre samhandling med parter og publikum.

3. Kommunikasjon

Innføring i de mekanismene som gjør seg gjeldende i mellommenneskelig kommunikasjon, og som kan bidra til å endre budskapet på veien mellom sender og mottaker. Innføring i lytte- og spørreteknikk med sikte på å få et godt opplysningsunderlag, sikre at man har forstått riktig, og at parten føler seg forstått og ivaretatt. Klarspråk.

4. Innføring i forhandlingsteknikk

Innføring i grunnleggende prinsipper for forhandlinger, med gjennomføring av rollespill.

5. Konflikthåndtering og kravet om likebehandling og lovmessig forvaltning.

Hvilke rammer setter det forvaltningsrettslige prinsippet om likebehandling og kravet til lovmessig forvaltning for konfliktløsning i forvaltningen? Finnes det rom for minnelige løsninger i forvaltningssaker?

Kunnskap

Etter at kurset er gjennomført skal studentene ha

grundige kunnskaper om

• god forvaltningsskikk, herunder historikk, innhold, rettslig betydning og utviklingstrekk
• kravene til forsvarlig saksbehandling
• krav til forsvarlig saksutredning, og forholdet mellom dette og partens ansvar for sakens opplysning
• forvaltningens veiledningsplikt overfor parter og publikum
• krav til begrunnelse av forvaltningsvedtak og forholdet mellom dette og forvaltningens veiledningsplikt
• krav til klarspråk og mottakertilpasset kommunikasjon i forvaltningen
• sentral konfliktteori
• sentral kommunikasjonsteori, både mekanismer og verktøy

kunnskaper om

• sentral forhandlingsteori med relevans for forvaltningsmessig saksbehandling og samhandling med borgere
• mekling og liknende konfliktløsningsprosesser, eksempelvis samtaleprosess, som kan være aktuelle for visse forvaltningsrettslige konflikter

Ferdigheter

Etter at kurset er gjennomført skal studentene:

• kunne drøfte hvilke krav som stilles til forvaltningens veiledning og saksbehandling i et gitt tilfelle
• kunne analysere en forvaltningsrettslig konflikt ved hjelp av konflikt- og kommunikasjonsteori
• kunne drøfte hvordan en konkret sak bør behandles i lys av forvaltningsrettslige krav, samt krav til god forvaltningsskikk, konflikt-, kommunikasjonsteori
• beherske faglig basert kommunikasjons- og spørreteknikk, og ved hjelp av denne kunne forbedre og reflektere over egne ferdigheter og rolleutøvelse som tilsatt i forvaltningen, både når det gjelder skriftlig og muntlig kommunikasjon.
• beherske grunnleggende forhandlingsteori og forhandlingsteknikk av relevans for forvaltningens arbeid og kunne vurdere når det kan være aktuelt å anvende slike tilnærminger
• kunne formidle og formulere sin viten og argumentasjon faglig og språklig korrekt på en strukturert og sammenhengende måte, i samsvar med krav til korrekt henvisnings- og kildebruk.