Ta prøver av gjenstander i samlingene

Dokumentet omhandler rutiner og prosedyrer knyttet til søknader om prøvetaking og vitenskapelig analyse av materiale i universitetsmuseenes samlinger. Rutinene er basert på en omforent policy for analyser av vitenskapelig kildemateriale.

Retningslinjene omfatter også destruktive analyser som utføres i forbindelse med arkeologiske undersøkelser og etterarbeid.

Søknader behandles internt ved de fem kulturhistoriske universitetsmuseene, av samlingsansvarlig eller et eget analyseutvalg. Museene plikter å sørge for at allment anerkjente forskningsetiske prinsipper er ivaretatt i vurderingen av søknader. I tillegg til en avveining mellom bevaringshensyn og kunnskapsbehov, skal aspekter som gjennomførbarhet, etterprøvbarhet og likebehandling vurderes.

Søknader om analyse skal følge allment aksepterte forskningsetiske retningslinjer. Søker er selv ansvarlig for å sette seg inn i de forskningsetiske retningslinjene. Se: etikkom.no.

I forbindelse med analyse av humant materiale må det vises særlig aktsomhet. For søknader som involverer analyse av menneskebein bør NESH Skjelettutvalget konsulteres før søknad sendes det respektive museum. Se: NESH Skjelettutvalget.

Vær oppmerksom på at samisk materiale kan være søknadspliktig hos Sametinget. Se: Sametinget.

I utgangspunktet gjelder retningslinjene alle typer materiale og gjenstander i universitetsmuseenes samlinger, som er omfattet av kulturminneloven. Se: kulturminneloven. Dette omfatter arkeologiske, numismatiske, etnografiske og kulturhistoriske (herunder samiske), paleobotaniske og osteologiske samlinger.

Alle destruktive analyser, dvs. analysemetoder som innebærer uttak av materiale eller fare for forringelse av materiale, er søknadspliktige. Ikke-destruktive analysemetoder kan også være søknadspliktige. Eksempler er røntgen, spektroskopi, mikrosonde og laser. Ved tvil bør analyseutvalg eller samlingsansvarlig ved det respektive museum konsulteres.

Søker må være en fast ansatt ved en institusjon og oppgi sin institusjonstilknytning. I tilfeller hvor for eks. prøvetakning/analyse skal utføres i forbindelse med en students forskningsprosjekt skal studentens veileder, eller en annen fast ansatt ved institusjonen, stå oppført som søker i søknadsskjema.

For analyse av dyrebeinsmateriale som er deponert i De osteologiske samlingene ved Universitetsmuseet i Bergen (UM), er det særskilte prosedyrer. Søknaden blir behandlet både i prøveutvalget ved UM og ved eiermuseet. Det må derfor beregnes noe lengre behandlingstid.

Museumsutvalget i Universitets- og høyskolerådet har vedtatt følgende prosedyrer for prøvetaking/analyse av zooarkeologisk materiale:

• Søknader om analyse av dyrebein stiles til UM og UM sender kopi til eiermuseet
• Det er eiermuseet som avgjør om tillatelse til prøvetaking skal innvilges eller avslås
• UMs prøvetakingsutvalg vurderer søknaden og fatter et begrunnet vedtak, som kommuniseres til eiermuseet
• Eiermuseet gir snarest mulig beskjed til UM om sin tilslutning eller ev. merknader til vurderingen
• UM gir beskjed til søker om vedtaket og bistår ved prøvetaking og analyse
• Resultater oversendes både UM og eiermuseum, i henhold til gjeldende retningslinjer

Normalt sendes ikke arkeologiske gjenstander til andre institusjoner for analyse. Dersom det er særskilte forhold som tilsier at dette er nødvendig, kan det vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Dersom gjenstander skal fraktes ut av landet for analyse, må det søkes om eksporttillatelse. Dette gjelder alle arkeologiske gjenstander, inkludert mynter, og samiske gjenstander og skipsfunn eldre enn 100 år, samt andre gjenstander spesifikt omtalt i kulturminneloven.

Kulturhistorisk museum er nasjonal vedtaksinstitusjon for eksportsøknader. Søknadsskjema finnes her: khm.uio.no

Visse analyser som gjennomføres av forvaltningsprosjekter i felt eller i forbindelse med etterarbeidet er ikke søknadspliktige. I disse tilfellene er det prosjektleder som tar avgjørelse om analyse. Dette gjelder alt materiale som samles inn som prøvemateriale (eksempelvis trekull, jordprøver, paleobotanisk og osteologisk materiale).

Prøveuttak som medfører destruktive inngrep i artefakter eller humant skjelettmateriale (eller avleiret materiale på denne typen objekter) skal omsøkes og godkjennes. Ved tvil bør analyseutvalg eller samlingsansvarlig ved det respektive museum konsulteres.

For forskningsprosjekter hvor det planlegges omfattende prøvetaking og/eller analyse, bør det allerede i søknadsfasen foreligge en intensjonsavtale mellom gjeldende museum og prosjektet om ønsket bruk av museets samlinger og ressurser. Det bør i denne forbindelse utformes en prøvetakingsplan. Formell søknad om prøvetaking/analyse sendes eiermuseet ved oppstart av prosjektet.

Ved konserveringsarbeider utført ved det respektive museum er det ikke nødvendig å søke om tillatelse til analyse når et konserveringsprosjekt er besluttet. Prøvetaking dokumenteres i MUSITbasen. Ved omfattende prøvetaking/analyse skal det utarbeides en prøvetakingsplan. Denne skal kvalitetssikres og legges fram for analyseutvalget.

Utfylt søknadsskjema sendes det respektive museum i god tid før prøvetaking/analyse ønskes gjennomført: søknadsskjema for prøvetaking.

Det må defineres klart hva som skal analyseres, hvordan og hvorfor. Alle sentrale opplysninger må framgå tydelig av det utfylte søknadskjemaet. Ev. prosjektbeskrivelse og finansieringsplan skal legges ved.

Søknader skal inneholde:

• En vurdering av analyseresultatenes relevans for den vitenskapelige problemstillingen
• En liste over hvilke objekter det ønskes tilgang til
• Antall prøver, samt prøvenes størrelse/vekt/volum og ev. andre karakteristika
• En beskrivelse av hvilke analyser og analysemetoder som skal benyttes
• Spesifisering av hvem som skal utføre prøvetakingen og om det ev. forventes at museets personale skal bistå
• Spesifisering av hvem som skal utføre analysen og i hvilket laboratorium

Ta kontakt med det respektive museum for å undersøke om materialet er tilgjengelig for analyse. Er du i tvil om analysemetoden er søknadspliktig, ta kontakt med det respektive museum.

Analysedata/rådata kan om ønskelig klausuleres inntil prosjektet er avsluttet og i maksimalt 5 år etter at tillatelse er gitt. Ev. klausulering av resultater skal være avtalt på forhånd, og skal ha en definert tidsavgrensning.

Prøvetaking/analyse må i utgangspunktet være gjennomført innen ett år fra tillatelse er gitt. Dersom betingelsene ikke kan overholdes, må søker kontakte eiermuseet for å inngå en ny avtale.

Søker har selv ansvar for at analyseresultater og rapport returneres til eiermuseet. Resultater skal returneres i henhold til de frister som er gitt i tillatelsen. Manglende retur av resultater vil medføre avslag på fremtidige analysesøknader fra gjeldende aktør og eventuelt aktørens institusjon.

Norske søkerinstitusjoner som står ansvarlig for prøvetaking og analyse er også ansvarlige for at resultatene legges inn i MUSITbasens analysemodul, forut for prosjektets avslutning. Interne søkere ved museene sørger selv for innlemming av resultater i basen.