1. Signere dokumentasjon på utvekslingsoppholdet (CoEP)
Vertsuniversitetet må bekrefte datoene du har vært på utveksling ved å fylle ut og signere "Confirmation of Erasmus Period" (CoEP). Det er i orden at de signerer et eget dokument, så lenge start- og sluttdato kommer tydelig frem. Dokumentasjonen må leveres før du kan motta siste utbetaling av Erasmus-stipendet.
Det er disse datoane som bestemmer størrelsen på Erasmus-stipendet, og hvor mye du vil få utbetalt i etterkant av oppholdet.
Startdato: første undervisningsdag eller velkomstdag
Sluttdato: den siste dagen du må være tilstede ved vertsuniversitetet (eksamen eller undervisning). Den totale perioden må være på minimum 60 dager dersom det skal kvalifiseres til Erasmus-stipend for studier.
Dokumentet sendes til erasmus@uib.no
2. Svare på rapporten fra EU-kommisjonen
Når utvekslingsoppholdet er over vil du automatisk få tilsendt en e-post fra EU-kommisjonen til din UiB student e-postadresse. Her får du lenke til en rapport/spørreskjema som må fylles ut.
Du må svare på rapporten før du får siste utbetaling av Erasmus-stipendet.
Frister og sluttutbetaling
Når du har fullført punkt 1 og 2, kvalifiserer du til å få utbetalt resten av stipendet. Normalt vil siste utbetaling utgjøre rundt 30 % av det totale stipendet, men om utvekslingsoppholdet har vært kortere eller lengre enn beregnet fra datoene som står på stipendavtalen, blir sluttutbetalingen justert. Utbetalingen vil derfor også kunne variere fra student til student.
Frist for å levere Confirmation og svare på rapporten:
På utveksling i høstsemesteret: 30. januar
På utveksling i vårsemesteret: 30. august
Dato for sluttutbetaling:
Høstsemester siste uken i februar
Vårsemester siste uken i september
Hva skjer om jeg ikke rekker fristen?
Du mister ikke siste del av Erasmus-stipendet, selv om du leverer dokumentene etter fristen. Om Confirmation eller fullført rapport leveres inn etter fristen, vil man få utbetalt stipendavtalen seinere.
Studenter som ikke leverer Confirmation eller svarer på rapporten fra EU-kommisjonen risikerer å måtte betale tilbake Erasmus-stipendet.
3. Søke om endelig godkjenning av emner
Når du er ferdig med utveklsingsoppholdet, må du søke om godkjenning av emnene du har tatt. Da kan emnene inngå som en del av graden du tar ved UiB.
4. Skrive studentrapport til UiB
De erfaringene du gjør deg på utveksling, er verdifulle for framtidige utvekslingsstudenter. Vi ønsker derfor at alle studenter leverer en rapport fra utvekslingsoppholdet sitt til UiB.
Her finner du informasjon om hvordan du lager studentrapport.