Hvilke personopplysninger registrerer biblioteket?
For å være låntaker ved Universitetsbiblioteket i Bergen må noen personopplysninger registreres i biblioteksystemet Alma. UB registrerer navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Opplysningene brukes for å kunne kontakte deg ved utsendelse av hentebeskjeder og purringer, samt andre låneforhold.
For studenter og ansatte ved UiB registreres også Feide-ID, slik at du kan logge på søkeportalen Oria og pensumlistesystemet Leganto med UiB-rettigheter.
Brukerkonto i Alma
Slik opprettes og slettes brukerkontoen din avhengig av om du er student, ansatt eller ekstern bruker.
Student ved UiB
Når du har takket ja til studieplass ved UiB, blir personopplysningene dine overført fra Felles Studentregister (FS) til bibliotekets interne system, Alma. Du er da registrert som låntaker og kan logge inn i bibliotekets søkeportal, Oria, og låne litteratur. Studentkortet eller studentbevisappen fungerer som lånekort.
Når du slutter som student ved UiB, slettes brukerkontoen omtrent én måned etter at UiB-kontoen er deaktivert. Da fjernes alle personopplysninger fra bibliotekets systemer. Har du utestående lån eller krav, slettes informasjonen først når alt er levert eller betalt. Vil du fortsatt låne bøker etter at UiB-tilknytningen opphører, må du opprette en ny brukerkonto som ekstern bruker.
Ansatt ved UiB
Ansatte ved UiB får personopplysningene importert automatisk fra personalsystemet. Ansattkortet fungerer som lånekort.
Ekstern
Alle med gyldig legitimasjon kan bli låntakere ved Universitetsbiblioteket. Nasjonalt lånekort eller studentkort fra annet bibliotek kan brukes som lånekort. Ta kontakt med et av UBs bibliotek for å registrere deg.
Vil du ikke lenger være registrert som låntaker, kan UB slette lånekortet og personopplysningene dine fra systemene. Forutsetningen er at alle lån er levert og eventuelle erstatningskrav betalt. Har det ikke vært aktivitet på kontoen på tre år, slettes den uten nærmere beskjed.
Låne- og bestillingshistorikk
Så lenge du har et aktivt lån eller en bestilling som ikke er behandlet, oppbevarer UB informasjon om dette. Personopplysningene fjernes når lånet er returnert eller bestillingen avsluttet. UB oppbevarer ingen låne- eller bestillingshistorikk knyttet til deg som person.
Personvernerklæringer for bibliotekets systemer
Universitetet i Bergen
UiB sentralt har en egen personvernerklæring som beskriver UiBs behandling av personopplysninger.
Alma
Alma er bibliotekssystemet fra ExLibris som UB bruker for låntakere, samlinger og bestillinger.
Oria
Oria er bibliotekets søkeportal, basert på Primo fra ExLibris.
Leganto
Leganto er pensumlistesystemet UiB bruker, levert av ExLibris.
Bergen Open Access Publishing (BOAP)
Denne personvernerklæringa fortel korleis Universitetet i Bergen samlar inn og brukar personopplysingar i Bergen Open Access Publishing (BOAP). Formålet med erklæringa er å informere deg om kva personopplysingar som vert handsama og korleis dei vert handsama.
Om BOAP
BOAP er ei publiseringsteneste som vert drifta av Universitetsbiblioteket i Bergen. BOAP støttar etablering og teknisk drift av opne, elektroniske tidsskrift eller skriftseriar for fagmiljø tilknytt Universitetet i Bergen. BOAP nyttar programvarene Open Journal Systems og Open Monograph Press.
Føremål med handsaminga
Tidsskrifta og seriane som er knytt til BOAP tek imot, handsamar, lagrar og publiserer artiklar. Persondata vert samla inn for å gjere desse operasjonane mogleg. Det inneber mellom anna informasjon som gjer redaksjonell handsaming mogleg, informasjon til lesarar om forfattarskap og kven som inngår i redaksjon, og innsamling av aggregerte data om lesarar for statistikk. Basis for handsaming av persondata er samtykke.
Kva personopplysingar vert handsama?
Open Journal Systems og Open Monograph Press som vert nytta av BOAP, handsamar persondata på fleire måtar. Persondata i systemet inkluderer a) brukardata, b) metadata om bidragsytarar, c) besøksinformasjon.
a) Brukardata
Følgjande personopplysingar er obligatoriske og vert lagra når du registrerer deg:
- Fornamn
- Etternamn
- Institusjonstilhøyrsle
- Land
- E-postadresse
- Brukarnamn
- Passord
Ved å redigere din brukarprofil kan du i tillegg registrere:
- Mellomnamn
- Tiltaleform
- Nettside
- Telefon
- ORCID ID
- Faglege interesser
- Biografiske opplysingar
- Postadresse
- Signatur
- Profilbilete
b) Metadata om medforfattarar
Ved innsending av eit manuskript med fleire bidragsytarar, vil korresponderande forfattar leggje til bidragsytarane ved registrering av manuskriptet. I regelen handlar dette om medforfattarar.
Følgjande personopplysingar om bidragsytarar er obligatorisk og vert lagra:
- Fornamn
- Etternamn
- E-postadresse
- Land
I tillegg er det mogleg å registrere:
- Mellomnamn
- Nettside
- ORCID ID
- Institusjonstilhøyrsle
- Biografiske opplysingar
c) Besøksinformasjon
Tenesta samlar inn generelle besøksdata til bruk for statistikk. Tenesta nyttar også Google Analytics for statistikkinnsamling.
Utveksling med tredjepart
Bidragsyterdata for publiserte manuskript vert regelmessig overført til andre tenester som er laga for å indeksere og spreie vitskaplege publikasjonar. Bidragsyterdata for publiserte manuskript er også opent tilgjengelege for innsamling via ei OAI-PMH-teneste. Døme på slike tenester er DOAJ og Crossref. Bruk av indekseringstenester kan variere mellom tidsskrift. Publikasjonane vil som standard også vere opent tilgjengelege for alle. Av personopplysingar vert det delt namn, institusjonstilhøyrsle og biografiske opplysingar om forfattarar, informasjon om redaktørar og redaksjonsråd, og i enkelte tilfelle informasjon om fagfeller.
Tryggleikstiltak
Pålogging og autentisering: Systembrukarar og deltakarar i redaksjonelle prosessar treng innlogging til BOAP. Brukarar vert autentiserte som lokale brukarar.
Korleis sikrar vi opplysningane: All datatrafikk inn og ut av BOAP brukar kryptering over HTTPS. Brukarinformasjon for administratorar vert lagra i ei lukka database internt i applikasjonen.
Søk og Skriv
Søk og Skriv er laget for studenter som vil lære mer om informasjonssøk og akademisk skriving, uavhengig av studiested og fagområde.
Formål med behandlingen
Søk og Skriv ber kun om persondata hvis du henvender deg til redaksjonen via kontaktskjema. Disse opplysningene lagres til e-posten slettes i redaksjonen:
- Navn
- E-postadresse
Ingen sensitive personopplysninger samles eller lagres.
Besøksstatistikk
Ulike handlinger (søk, oppslag) sammenstilles og registreres for statistikk. Det gjøres slik at ingen data kan spores tilbake til den enkelte bruker. Statistikken lagres i inntil 36 måneder.
Sikkerhetstiltak
All datatrafikk i Søk og Skriv bruker kryptering over HTTPS.